Учёт записей в сети филиалов: пошаговый гид для сервисного бизнеса

Когда точек становится две и больше, разрозненный учёт ломается: каждый администратор ведёт свою тетрадь или свой Google-календарь, владелец не видит общей картины, а клиент, записанный в один филиал, всплывает в другом. Двойные брони, потерянные клиенты и невозможность сравнить точки между собой — типичный набор боли сети из 3-5 филиалов.

Мультифилиальная система записи решает это структурно: единая база клиентов на всю сеть, отдельный календарь и расписание у каждой точки, и сводная аналитика для владельца. Запись жёстко привязана к филиалу, мастеру и времени, а БД-constraint не даёт поставить две брони на один слот.

Сначала заводятся все филиалы сети, к каждому привязываются свои мастера с профилями, услугами и рабочими часами. Каталог услуг с ценой в ₸, длительностью, категориями и буфером после услуги настраивается так, чтобы в разных точках можно было держать как общий прайс, так и локальные цены — например, услуга за 8 000 ₸ в центральном филиале и 6 500 ₸ в спальном районе.

Расписания строятся недельными шаблонами плюс исключения: перерыв, отгул или блок времени. Если мастер работает в двух точках, его график разводится по филиалам, чтобы клиент не записался к нему туда, где его в этот день нет.

На публичной брендированной странице самозаписи клиент идёт по шагам: филиал → услуга или комбо → мастер → удобное время → подтверждение с ICS-файлом в календарь. Выбор филиала первым шагом гарантирует, что запись попадёт в нужный календарь и к мастеру именно этой точки.

Подтверждение брони и напоминания приходят в WhatsApp — за 24 часа и за 1 час до визита, с учётом тихих часов. Это снижает неявки одинаково по всем филиалам, а штрафы за no-show или позднюю отмену при необходимости настраиваются бонусами.

Сводная аналитика записи показывает по каждому филиалу загрузку мастеров, долю онлайн-самозаписи как отдельный KPI, число новых клиентов, долю перезаписи (rebook) и эффективность администраторов — кто создал и кто обработал бронь. Точки сравниваются между собой по одним метрикам, поэтому видно, где простаивают мастера, а где не дорабатывают по возврату клиентов.

Вся выручка и средний чек считаются в тенге, поэтому отстающий филиал виден не "по ощущениям", а по цифрам. Анти-перехват работает на уровне сети: мастер не видит телефон клиента ни в одной точке, что защищает базу при текучке персонала между филиалами.